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Facilitan el manejo de la documentación.
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Contribuyen a la racionalización de la producción documental
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Permiten a la administración prestar un servicio eficaz y eficiente.
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Facilitan el control y acceso
a los documentos a través de los tiempos de retención estipulados.
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Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
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Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases del archivo.
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Sirven de apoyo en la racionalización de los procesos administrativos.
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Determinar cuáles son los documentos que han perdido interés o utilidad para la
administración.
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Descongestionan los archivos de una masa documental que no tiene valor secundario
o histórico o cuya información se encuentra repetida en otros tipos documentales.
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Permiten el manejo integral de los documentos.
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Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total.
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Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
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Identifican y reflejan las funciones institucionales.
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Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
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Permite flujos ágiles de la información y facilita las transferencias de documentos
de un archivo a otro.
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Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa
y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
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